Cestovné náhrady 2021
Prinášame vám rozhovor, kde rozoberieme cestovné náhrady, ktoré si zamestnanci uplatňujú pri služobných cestách. Tieto pravidlá sa zvyknú meniť a preto je dôležité si zopakovať na čo všetko má zamestnanec nárok. Na otázky nám odpovedá Miroslav Kufa, tvorca softwaru na evidovanie cestovných náhrad.
Čo presne je podľa zákona pracovná cesta a kedy má na jej preplatenie zamestnanec právo?
Toto presne popisuje a upravuje zákon o cestovných náhradách č. 283/2002 Z.z. V skratke je to každá cesta, na ktorú vyšle zamestnávateľ zamestnanca za pracovnými povinnosťami alebo cestuje napríklad konateľ firmy a plní úlohy pre právnickú alebo fyzickú osobu.
Čo všetko si môže zamestnanec nárokovať?
Zamestnanec má nárok na stravné, podľa dĺžky trvania cesty. Taktiež má nárok na preplatenie vedľajších výdavkov spojených s pracovnou cestou. Napríklad cestovné lístky hromadnou dopravou, parkovné, náklady na ubytovanie, letenky… Ak sa zamestnávateľ so zamestnancom dohodnú na použití súkromného vozidla, patrí zamestnancovi náhrada za pohonné hmoty podľa spotreby v technickom preukaze a základná náhrada za použitie súkromného vozidla, čo je teraz pre osobné vozidlá 0,193€ za kilometer.
Má na preplatenie pracovnej cesty právo len zamestnanec, alebo aj SZČO?
Na preplatenie pracovnej cesty má právo aj SZČO, teda má nárok aj na stravné a ostatné náklady tak ako zamestnanec. Tu ale sú mierne odlišnosti. Napríklad SZČO pri použití súkromného vozidla nemôže použiť cenu PHM vyhlásenú štatistickým úradom ale ju musí vždy doložiť dokladom o tankovaní. Zamestnanec pri strate alebo nedodaní dokladu o tankovaní môže použiť aj priemerné ceny vyhlásené štatistickým úradom SR.
Cestovný príkaz v roku 2021 – ako presne má taký príkaz vyzerať?
Cestovný príkaz nemá presne stanovený formulár ale musí byť z neho jasné, kto, kde a za akým účelom bol vyslaný na pracovnú cestu. Aký použije dopravný prostriedok a prípadne v akých menách mu pri zahraničnej ceste bude vyplatená náhrada. Taktiež v ňom uvádza vedľajšie výdavky a je tam presný popis cesty s časmi a dátumami. Toto zamestnanec potvrdí svojím podpisom a nadriadený mu to svojím podpisom schváli.
Aké doklady k cestovným náhradám zamestnanec potrebuje?
Pri vyúčtovaní pracovnej cesty zamestnanec doloží všetky doklady o nákupe pri vedľajších výdavkoch, správu o výkone a výsledku pracovnej cesty. Pri použití zálohy aj jej vyúčtovanie.
Dajú sa cestovné náhrady paušalizovať?
Zákon o cestovných náhradách §34 umožňuje aj paušalizovanie náhrad. Pri výpočte paušálnej sumy zamestnávateľ vychádza z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie náhrad zamestnancovi alebo skupine zamestnancov.
Ako sa uplatňujú náhrady za používanie motorového vozidla?
Náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách upravuje §7 zákona o cestovných náhradách. Ako som písal už vyššie pri požití súkromných vozidiel má zamestnanec nárok na základnú náhradu 0,193€/km a náhradu za pohonné hmoty vypočítanú podľa technického preukazu vozidla. Cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Pri strate ale nedoložení dokladu o kúpe PHM môže zamestnanec použiť aj priemernú cenu vydanú štatistickým úradom SR.
Zamestnávateľ môže so zamestnancom písomne dohodnúť poskytovanie náhrady za použitie cestného motorového vozidla v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy.
Pri firemných vozidlách zamestnanec len dokladá bločkami o tankovaní použitie pohonných hmôt. Toto sa potom eviduje v knihe jázd firemného vozidla.
Ako sa uplatňujú náhrady za stravné?
Zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty podľa dĺžky trvania pracovnej cesty v hodinách alebo ak zamestnávateľ znemožní zamestnancovi sa stravovať obvyklým spôsobom, napríklad v závodnej jedálni. Pri zahraničnej pracovnej ceste patrí zamestnancovi náhrada za stravné v eurách alebo v cudzej mene podľa všeobecne záväzného právneho predpisu, ktorý vydáva Ministerstvo financií SR.
Ako sa uplatňujú náhrady za ubytovanie?
Pokiaľ zamestnanec preukáže aj výdavky na ubytovanie, ktoré súvisia s pracovnou cestou, tieto mu zamestnávateľ je povinný preplatiť. Toto sa preukazuje dokladom o ubytovaní a údajmi o pracovnej ceste v cestovnom príkaze.
V spoločnosti A-CORY už dlhé roky vyvíjate aplikáciu Autoplan na cestovné náhrady aj s knihou jázd. Ako tento software pomôže pro uplatňovaní náhrad?
Už takmer 25 rokov vyvíjame aplikáciu Kniha jázd a Cestovné príkazy, ktorá uľahčuje vypisovanie a správne vyúčtovanie náhrad pri pracovných cestách alebo vyúčtovanie firemného vozidla. Od roku 2008 máme na tieto softwarové produkty aj zaregistrovaný názov AUTOPLAN. Pre jednoduchšie vypisovanie a plánovanie ciest máme ako pomôcku aplikáciu Autoatlas, kde si jednoducho vyklikáte požadovanú cestu a program automaticky zapíše tieto údaje do knihy jázd alebo cestovných príkazov. Vyúčtovanie sa vytlačí za jednotlivé cesty alebo aj hromadne za určité obdobie na metodicky správnom formulári. Aplikácia za vás stráži, aby jednotlivé cesty a náklady boli správne a zmysluplne zapísané. Dokáže strážiť rôzne zadané podmienky na zaplatenie zákonných náhrad alebo vykonanie údržby.
Je prepracované aj schvaľovanie pracovných ciest vo firmách s väčším počtom zamestnancov a aplikácie fungujú aj voliteľne v anglickom jazyku pre firmy s medzinárodnou pôsobnosťou alebo kde je angličtina komunikačným jazykom.
Ku knihe jázd ponúkame aj GPS záznamníky, kde sa tvorí kniha jázd automaticky a na základe jázd sa vytvoria aj cestovné príkazy.
Takto má pod kontrolou vedenie aj svojich zamestnancov a prípadne sa automatizuje spracovanie náhrad.
Pri rekonštrukcii knihy jázd kedy bola stratená sa dajú použiť rôzne funkcie, ktoré uľahčia a zrýchlia vytvorenie knihy jázd alebo cestovných príkazov. Na našich stránkach www.autoplan.sk si môžete tieto aplikácie stiahnuť a nainštalovať, aby ste si vyskúšali všetky funkcie programu.
Aplikácie neustále doplňujeme o nové funkcie, udržujeme podľa platných zákonov a tak môžete v týchto aplikáciách pracovať aj spätne za minulé obdobie, podľa vtedy platnej legislatívy.
